Kup produkty LEITZ

Niezależnie od tego gdzie pracujesz: w domu czy w biurze, prawdopodobnie będziesz odbywać zdalne spotkania ze współpracownikami i klientami z całego świata. Nieistotne jest czy spotkanie on-line odbywa się z kimś w tym samym budynku, czy jest to video konferencja z zagranicznymi partnerami, ważne jest, aby zrozumieć, jak zorganizować zdalne spotkanie.

Spotkania on-line bardzo szybko stały się normą, ponieważ coraz więcej osób dostosowuje się do życia zawodowego prowadzonego z domu. Ze względu na fakt, że spotkania takie są nadal fenomenem dla wielu pracowników, niektórzy nie do końca rozumieją jak w takim trybie pracy osiągnąć maksymalna wydajność. Poniżej radzimy, w jaki sposób można prowadzić efektywne spotkania zdalne i osiągać swoje cele.

1. Najlepsze narzędzie do spotkań online dla firmy

Platform do spotkań wirtualnych jest niezliczona ilość. Do najpopularniejszych należą Zoom, Skype, Microsoft Teams i Google Hangouts. Większość z nich oferuje wersję próbną lub szczegółowy film instruktażowy pokazujący, jak najlepiej wykorzystać dane narzędzie. Ważne jest określenie Twoich potrzeb. Priorytetem dla Twojego zespołu może być udostępnianie ekranu lub możliwość robienia notatek przy jednoczesnym prowadzeniu spotkania. Może ważna jest dla Ciebie współpraca? Określenie priorytetów oprogramowania i wypróbowanie kilku z nich z pewnością pomoże podjąć decyzję, które z nich jest dla Ciebie odpowiednie. Przede wszystkim potrzebujesz programu, który tworzy wspólnotową atmosferę i jest łatwy w użyciu.

2. Przygotowanie do spotkania on-line.
Spotkanie przed ekranem może powodować poczucie obcości, szczególnie jeśli nie czujesz się komfortowo przed kamerą. Praktyka czyni mistrza. Zanim dołączysz do spotkania, połącz się ze współpracownikami i daj sobie czas na oswojenie się z nową sytuacją. Dzięki temu zyskujesz również możliwość wypróbowania ustawień audio/video, a także stworzenia profesjonalnego tła. Szefowie i pracownicy wyższego szczebla powinni pomóc pracownikom zaaklimatyzować się i przywyknąć do odbywania spotkań online. Świetnym sposobem na upewnienie się, że wszyscy czują się pewnie przed kamerą i potrafią swobodnie uczestniczyć w spotkaniu, są cotygodniowe nieformalne spotkania zespołu on-line. Podczas nich można np. omówić plany na weekend czy zorganizować quiz, wszystko aby pomóc tym, którzy czują się niezręcznie poczuć się bardziej komfortowo.

3. Jak pogodzić różne harmonogramy.

Organizacja spotkań wewnętrznych jest stosunkowo łatwa, zwłaszcza jeśli zespół posiada zsynchronizowane kalendarze, które łączą się z oprogramowaniem do wirtualnych spotkań. Na przykład Microsoft Teams i Outlook działają niezależnie i razem, podobnie jak Gmail i Google Hangouts. Pozwala to na utrzymanie porządku bez korzystania z wielu kalendarzy i notatników.

Problemy mogą się jednak pojawić się podczas próby zorganizowania spotkań z partnerami zewnętrznymi, czy osobami w różnych strefach czasowych. Istnieją narzędzia pozwalające na synchronizację wydarzeń, takie jak Every Time Zone i World Clock Meeting Planner. Dają one możliwość wprowadzenia globalnych lokalizacji i określenie, najlepszej opcji dla każdego z uczestników. Następnie możliwe jest stworzenie zaproszenia na spotkanie on-line, które zostanie wysłane do zaakceptowania do wszystkich uczestników.

Jeśli zaproszeni znajdują się na terenie tego samego kraju, można je po prostu wysłać z proponowanym terminem – możliwe będzie jego przyjęcie lub odrzucenie, czy też zaproponowanie innego terminu, dopasowanego do ich harmonogramu.

4. Stworzenie planu spotkania

Dobrze zaplanowane spotkanie to spotkanie efektywne, zarówno te on-line jak i bezpośrednie. Jeśli jesteś jego gospodarzem, stwórz plan i prześlij go do uczestników lub dodaj do udostępnionych notatek wirtualnych. Pozwoli to innym na przygotowanie dokumentów i zebranie wszelkich informacji przydatnych w spotkaniu. Twój plan spotkania może zawierać:

kluczowe punkty dyskusji
strukturę spotkania
spis uczestników
wszelkie istotne dokumenty

5. Wyznacz zasady do przestrzegania podczas spotkania

W parze z programem spotkania potrzebne są zasady, których uczestnicy będą się trzymać. Choć może to zabrzmieć przesadnie daje to priorytet głównemu celowi spotkania. I tak np. zadaniem niektórych może być tylko robienie notatek a nie czynny udział, dlatego wg Ciebie powinni mieć wyciszony dźwięk. Możesz chcieć nakreślić, kto będzie prowadził spotkanie i czy inni mogą kierować swoje uwagi w dowolnym momencie, czy tylko w określonym, lub czy też lider będzie zwracał się do ludzi według własnego uznania. To Twoja szansa, aby zmaksymalizować efektywność czasu spędzonego na spotkaniu i upewnić się, że wszyscy rozumieją jego przebieg.

6. Organizacja biura domowego do pracy zdalnej.

Niezależnie od tego, czy masz gabinet w którym pracujesz, czy kreatywny kącik z namiastką biura domowego, w przypadku spotkań video konieczne jest stworzenie warunków do pracy zdalnej. Nie mówimy o porzuceniu wygodnego stroju, jednak zwrócenie uwagi na następujące kwestie może pomóc w płynnym prowadzeniu spotkań:

upewnij się, że masz odpowiednie połączenie internetowe
przetestuj wcześniej swój sprzęt audiowizualny
poczuj się swobodnie, a w razie potrzeby popraw co konieczne by czuć się komfortowo
zwróć uwagę na tło
poinformuj członków rodziny o terminach swoich spotkań

Kup produkty LEITZ